الزامات قانونی و سایر الزامات
الزامات قانونی و سایر الزامات
الزامات قانونی و سایر الزامات یکی از بندهای مهم در استاندارهای سیستمهای مدیریتی IMS می باشد. یکی از دلایلی که باعث شده در این بند استاندارد هنگام اکثر ممیزیها عدم انطباق ثبت شود، این موضوع است که شرکتها برای انطباق با این بند اصولا کار سیستمی و اساسی انجام نمی دهند. این موضوع به معنی این است که رویکرد سیستمی برای شناسایی و ارزیابی انطباق با الزامات قانونی در آن سازمان وجود ندارد.
موضوع الزامات قانونی همیشه در استانداردهای مدیریتی، بخصوص در استانداردهای حوزه HSE جایگاه مهمی دارد. اصولا تحت عنوان الزامات قانونی و سایر الزامات، یعنی legal and other requirements شناخته میشدند.
اما از زمانی که ساختار استانداردها تغییر کرد و در قالب annex sl قرار گرفت، میتوان این بند را نیز در دو بخش از استاندارد ردیابی کرد. بند اول بند ۶ استاندارد، یعنی بخش طرح ریزی و بند بعدی نیز بند ۹ استاندارد، یعنی بخش ارزشیابی عملکرد.
باید به یاد داشت که این دو بند از مواردی هستند که به صورت مستقیم در استانداردهای ایمنی، بهداشت و محیط زیست به الزامات قاتونی اشاره شده است. در بندهای دیگر نیز مانند بند ۸ که به مباحث عملیاتی پرداخته میشود به صورت غیر مستقیم به این موضوع پرداخته میشود.
الزامات قانونی میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- قوانین و مقررات ملی، منطقه ای یا بین المملی
- احکام و بخشنامه ها
- دستورالعمل های ارسال شده از سمت قانون گذارها
- مجوزها، گواهی ها یا انواع جوازهای انجام کار
- رای دادگاه یا سایر نهادهای قضایی
- معاهدات و پیمان ها، کنوانسیون ها و پروتکل ها
- مذاکرات گروهی، مثل مذاکرات هسته ای و معاهدات مرتبط
سایر الزامات نیز میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- پیمان یا قراردادها
- الزامات سازمانی
- قرارداد استخدام
- موافقتنامه با طرف های ذینفع
- موافقت نامه با بخش بهداشت و درمان
- استانداردهای اختیاری، توافقات و خطوط راهنما
- اصول داوطلبانه، روش ها، تعهدات عمومی و هر چیزی توی این مایه ها
در گام اول باید فهرستی از قوانین کاربردی در حوزه HSE را استخراج نمود. قوانین کار، آیین نامه های حفاظت فنی و بهداشت کار، قوانین و آیین نامه های تامین اجتماعی، آیین نامه ها و دستورالعمل های وزارت بهداشت، قانون محیط زیست و آیین نامه ها و بخش های نامه های سازمان حفاظت از محیط زیست، نشریات معاونت راهبردی ریاست جمهوری و بسیاری موارد دیگر از این دست می باشند.
این موضوع از موضوعاتی است که هم نیاز به روش اجرایی دارد و هم نیازمند آن است که سوابق مربوطه ثبت گردد.در روش اجرایی نحوه شناسایی الزامات، نحوه به روزرسانی و همچنین ارزیابی انطباق ذکر میگردد. همچنین مکانیزم به روز رسانی نیز میبایست در روش اجرایی مشخص شود. به محض به روز رسانی هر بخش از الزامات می بایست سوابق مرتبط نیز به روز رسانی گردند. همچنین میبایست تعیین گردد که علاوه بر واحد HSE کدام یک از گروه ها می بایست به قوانین و مقررات دسترسی داشته یا از آنها آگاهی داشته باشند.
گام بعدی تعیین نحوه پیاده سازی الزامات در محیط کار است. در اولین مرحله می بایست بندها و مواد مرتبط و کاربردی در لیست الزامات قانونی ثبت گردد. سپس می بایست با توجه به موارد ذکر شده اقدام به پیاده سازی بندها گردد.
موضوع بعدی در خصوص ارزیابی انطباق یا evaluation of compliance میباشد. در این بند، استاندارد به این موضوع اشاره میکند که سازمان باید فرآیندهای لازم برای ارزیابی انطباق با الزامات قانونی و سایر الزامات را مشخص نماید. در این بخش استاندارد به سه باید اشاره می کند:
- الف: تواتر ارزیابی انطباق را تعیین کند
- ب: انطباق را ارزیابی کرده و در صورت لزوم اقدامی انجام دهد.
- ج: دانش و درک از وضعیت انطباق خود را برقرار نگه دارد
تواتر و زمانبندی ارزیابی های انطباق می تواند بسته به اهمیت الزام، تغییر، در شرایط عملیاتی، تغییر در التزام به انطباق و عملکرد گذشته سازمان، متغیر باشد. سازمان می تواند از تنوعی از روش ها برای حفظ دانش و درک خود از وضعیت انطباق خود استفاده کند، اما لازم است تمامی التزامات به انطباق به صورت دوره ای ارزیابی شود.
اگر نتایج ارزیابی انطباق نشان دهنده ی شکست در انجام یک الزام قانونی باشد، لازم است سازمان اقدامات ضروری برای دستیابی به انطباق را تعیین و اجرا نماید.
این کار ممکن است مستلزم تماس با سازمان های قانون گذار و توافق در مورد اقدامات برای انجام الزامات قانونی، هنگامی که این توافق انجام می شود، به التزام به انطباق تبدیل می شود.
برای قسمت هایی که انطباق وجود ندارد و یا بخشی از الزام انطباق ندارد باید برنامه ریزی انجام شده و اقدام اصلاحی صادر شود.