استراتژیست‌های حوزه ایمنی معتقدند بهترین وضعیت در یک سازمان، زمانی است که خود افراد، بدون وجود نیروی امینی، بهترین عملکرد را در حوزه ایمنی داشته‌باشند. اما به دلایل مختلف در بیشتر مواقع سایر افراد، یکی از عناصر مهم سیستم مدیریت ایمنی، به هنگام پیاده‌سازی به حساب آورده نمی‌شوند. در اپیزود دهم راجع به مشارکت در HSE و راهکارهای توسعه آن در سازمان صحبت می‌کنیم.
شرکت مهندسین عمران مارون
شرکت مهندسین عمران مارون یکی از شرکت‌های شناخته‌شده در حوزه‌های پروژه‌های ساختمانی و عمرانی است که دارای ساختاری منسجم در حوزه HSE است و نیز در راستای مسئولیت های اجتماعی خودش سعی دارد به گروه‌ها و نهادهای مختلف برای ارتقا سطح HSE کمک کند.
آدرس: تهران-سعادت آباد-خیابان ۲۹- پلاک ۲۳،
وبسایت: https://www.omran-maroon.com،
اینستاگرام: Omran_Maroon
مشارکت
کلمه مشارکت معادل Participation و به معنی شریک‌کردن افراد و شرکت‌دادن آنها در کارهای مختلف است.
مشارکت در HSE
زمانی که از مشارکت در HSE حرف می‌زنیم، منظور سهم افراد و گروه‌های مختلف در مجموعه کارهایی است که در ارتقا سطح ایمنی و سلامت سازمان انجام می‌شود.
به دنبال شریک‌کردن سایر افراد، آنها؛
- ایمنی را کار خود می‌دانند،
- وقت بیشتری برای آن می‌گذارند،
- کیفیت بیشتری به خرج می‌دهند،
- به مدافعان آن تبدیل می‌شوند،
- و …
اما چرا این اتفاق نمی‌افتد؟
موانع مشارکت در HSE
با وجود این مزیت‌ها اوضاع همیشه به خوبی پیش نمی‌رود؛
- بسیاری از افراد مشارکت در HSE را مازاد بر مسئولیت‌های خود می‌بینند و به انجام آن راضی نمی‌شوند، مگر با تشویق! اما معمولا بودجه‌ای برای آن در نظر گرفته نمی‌شود.
- بسیاری از افراد مشارکت در HSE را انجام می‌دهند اما چون نتیجه مطلبی نمی‌گیرند، دیگر ادامه نمی‌دهند.
- در بسیاری از مواقع مشارکت در HSE باعث شفاف‌سازی شده و این شفاف‌سازی منجر به کسر نمره یا امتیاز عملکرد می‌شود. در نتیجه افراد ترجیح می‌دهند که این کار را نکنند.
- و خیلی از وجوه دیگر که در نهایت به این ختم می‌شود که نتوانیم یک نظام مشارکت فعالانه را تجربه کنیم.
اما راهکار چیست؟ اگر بخواهیم موضوع مشارکت در HSE را پررنگ کنیم باید به چه چیزهایی توجه کنیم؟
وجوه مشارکت
شاید یکی از دلایل عمده‌ای که باعث شکست ما در این مسیر می‌شود، خودمان باشیم. انتخاب مسیر نادرست در مشارکت در HSE از انتخاب نکردن مسیر به مراتب بدتر است. پس بهتر است حرفه‌ای‌تر عمل کنیم تا بتوانیم نتیجه بهتری بگیریم.
مشارکت سه وجه دارد:
- مشارکت طبیعی یا خودانگیخته
- مشارکت اجباری
- مشارکت ارادی و داوطلبانه
مشارکت طبیعی (خودانگیخته)
مشارکت طبیعی ریشه در سنت و فرهنگ ما دارد. مانند دادن جای خود به افراد آسیب‌پذیرتر در وسایل حمل و نقل عمومی یا نجات جان دیگران در شرایط اضطراری. امثال اینها را کسی از ما نخواسته اما به دلیل جا افتادن در فرهنگ تا جایی که بتوانیم انجام می‌دهیم.
مشارکت اجباری
در مشارکت اجباری، همانطور که از نام آن مشخص است، یک اجبار بیرونی حاکم می‌شود تا کاری انجام بگیرد؛ مانند:
- جریمه یا محرومیت درصورت انجام تخلف، و نیز
- سیستم تشویقی؛ یعنی دریافت مزد یا پاداش در برابر کاری که کاری که از شما خواسته‌می‌شود.
طبیعتا اگر این نظام پاداش و جزا وجود نداشته‌باشد این افراد میلی به مشارکت در انجام آن کار نخواهند داشت.
مشارکت ارادی (داوطلبانه)
نوع سوم مشارکت داوطلبانه و ارادی است. در این نوع مشارکت نه موضوع عرف جامعه و فرهنگ مطرح است و نه اینکه در ازای انجام آن یا عدم انجام آن، پاداش یا مجازاتی در انتظار افراد است. افراد در این نوع فعالیت‌ها مشارکت می‌کنند چون به این نتیجه رسیده‌اند که انجام‌دادن آن بهتر از انجام ندادنش است.
این نوع مشارکت، مطلوب‌ترین نوع مشارکت در HSE است که با استراتژی نبودن نیروی ایمنی ارتباط دارد. افراد سازمان، خود باید صرف نظر از اینکه به آنها گفته‌می‌شود یا نه، بر کار آنها نظارت می‌شود یا نه و مسئولین ایمنی حضور دارند یا نه، به این نتیجه برسند که برای حفظ جان خود و دیگران پروتکل‌های ایمنی را به نحو احسن رعایت کنند.
برای رسیدن به این سطح از مشارکت، باید از برنامه‌های مختلفی استفاده کنیم.
فرایند مشارکت در HSE
مشارکت نیز مانند سایر اجزای سیستم، یک فرایند است.
پیش از رسیدن به نحوه انجام مشارکت در HSE، انجام دو کار ضرورت دارد:
- باید به افراد ثابت کنیم مشارکت در HSE از اهمیت بسیاری برخوردار است. یعنی آنها برای حفظ سلامتی خود، بایستی به مشارکت در HSE بپردازند.
- باید موانع افراد برای مشارکت در HSE را از سر راه برداریم.
آگاهی از وضعیت موجود
برای شناسایی وضعیت فعلی باید به یک سری پرسش، پاسخ دهیم:
- تا کنون چه پیشنهاداتی برای بهبود وضعیت ایمنی، بهداشت و محیط زیست دریافت کرده‌ایم؟
- این پیشنهادات از چه سطوحی بوده‌است؟
- تا چه اندازه این پیشنهادات را جدی گرفته‌ایم؟
- پیشنهادات چند مرتبه تکرار شده‌است؟
- آیا برای گرفتن پیشنهاد آموزشی به افراد داده شده‌است؟
- آیا برای ارائه پیشنهاد، راه‌های ارتباطی مناسبی قرار داده‌ایم؟
- آیا همه افراد به این راه‌ها دسترسی دارند؟
- آیا همه افراد سواد استفاده از آن را دارند؟
- آیا ترسی از پیشنهاد دادن وجود دارد؟
- جو سازمان برای پیشنهاد دادن افراد چگونه است؟
- آیا پیشنهادات از کیفیتی مناسب برخوردار است؟
- آیا پیشنهادی که تا قبل از این به ذهن شما خطور نکرده‌باشد، دریافت کرده‌اید؟
- آیا در این پیشنهادت تنها بهبود کار فرد ارائه دهنده درنظر گرفته شده یا نگران جان دیگران هم بوده‌اند؟
- آیا مدیریت عامل از این کار حمایت می‌کند؟
- آیا بودجه‌ای به پیشنهادات اختصاص داده شده‌است؟
- آیا نظام‌های قبلی پیشنهادات در سازمان موثر بوده‌است؟
- نقاط قوت و ضعف این نظام‌ها چه بوده‌است؟
- آیا تیمی برای دسته‌بندی پیشنهادات دریافتی تشکیل داده‌اید؟
- چند پیشنهاد به سطح مدیریت یا به دست مدیریت ارشد رسیده‌است؟
- آیا خود تیم مدیریت تا کنون پیشنهادی داده‌است؟
- به جز تشویق مالی، امکان نوع دیگری از تشویق وجود داشته‌است؟
- اختیارات تشویق با چه کسی است؟
- اختیارات این تشویق تا چه حد در اختیار شما قرار داده شده‌است؟
- افراد با چه چیز دیگری جز پول خوشحال می‌شوند؟
- تا کنون راجع به مکانیزم‌های مشارکت در HSE صحبت کرده‌اید؟
پاسخ به این سوالات به شما کمک می‌کند تا؛
- جایگاه فعلی سیستم را بیابید،
- بهترین مکانیزم را برای اثبات ضرورت مشارکت در HSE انتخاب کنید،
- موانع کار را شناسایی و برطرف کنید.
نکته مهمی که وجود دارد این است که در فازهای بررسی و طراحی سیستم، هیچ گروهی را نباید از قلم انداخت؛ حتی کارگران روزمزد و پیمانکاران دست دوم و سوم.
پس از مشخص‌شدن وضع موجود، موانع و قانع کردن افراد به سراغ طراحی تکنیک‌های مشارکت در HSE می‌رویم. در این مرحله برای گرفتن مشارکت در HSE دست به انتخاب استراتژی می‌زنیم. هدف بلندمدت ما مشارکت داوطلبانه افراد است.
همانطور که می‌دانیم، یک فرایند متشکل از تامین‌کننده، ورودی، پردازش، خروجی و مصرف‌کننده است.
تامین‌کننده در فرایند مشارکت در HSE
در فرایند مشارکت، باید از مبادی ورودی به طور کامل استفاده کنیم. تمام ذی‌نفعان – کارکنان اجرایی، بخش اداری، مدیران، سرپرست‌ها، پیمانکاران، مشاوران، بازدیدکنندگان، مهمانان، شرکا و… – باید بتوانند مشارکت کنند.
مبادی ورودی در فرایند مشارکت در HSE
شماره تلفن، کارت گزارش، گزارشات، صورت‌جلسات، جلسه هم‌اندیشی، دورهمی، وبسایت، صفحه ایسنتاگرام، سامانه پیامکی، کانال واتساپ، مراجعه به واحد HSE، ارسال فایل صوتی، ایمیل، اتوماسیون و هر روش موجود دیگری باید فراهم شود تا افراد از راحت‌ترین روش موجود برای خود استفاده کنند. حتی گزارشات میدانی و از طریق بی‌سیم نیز جزو پیشنهادات به شمار می‌آید.
ورودی در این فرایند، مشارکت افراد است. حال می‌رسیم به پردازشی که باید روی این ورودی‌ها انجام دهیم.
پردازش در فرایند مشارکت در HSE
بهتر است این پردازش نیز به صورت مشارکتی انجام شود. کمیته، گروه یا مجموعه‌ای از روش‌ها داشته باشید تا از طریق آن، پیشنهادات و مشارکت‌های ایجاد شده را مدیریت کنید.
برای انجام بهتر این کار می‌توانید مکانیزم‌ها و حوزه‌های مشارکتی را تفکیک کنید. به طور مثال:
- مشارکت در تدوین اهداف و برنامه‌ها
- مشارکت در شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌ها
- مشارکت در گزارش اعمال ناایمن و شرایط ناایمن
- مشارکت در تحلیل حوادث
- مشارکت در ارتقا فرهنگ ایمنی
- مشارکت در کاهش ریسک‌های شغلی
- مشارکت در تدوین خط مشی و مستندات سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت
- مشارکت در ارتقاء موارد بهداشتی و ایمنی در سطح سازمان
پس ورودی‌ها می‌توانند به صورت متفرقه و یا سیستمی و هدفمند وارد شوند. یعنی برای این موارد می‌توانید کمیته یا گروه‌های مختلفی داشته‌باشید و در آن ورودی‌هایی که از مبادی ورودی آمده‌اند را نیز مدنظر قرار دهید.
برای فرسوده‌نشدن موضوعات می‌توانید بعضی از کارها را به صورت چابک انجام دهید.
برای پیاده‌سازی پیشنهاداتی که می‌توانید، دائما منتظر جلسه و کارگروه نباشید و از اختیاراتتان استفاده کنید.
انتخاب نماینده
اگر قصد انتخاب فردی را به عنوان نماینده یک گروه دارید، هوشمندانه انجامش دهید. در بسیاری از مواقع برای پیشبرد برنامه‌ها، از هر واحد یا بخش، یک نماینده برای بحث‌های HSE معرفی می‌شود. این روش به شرط رعایت یک سری نکات به خوبی جواب خواهد داد:
- افراد مدام جابجا نشوند،
- افرادی که انتخاب می‌شوند به این کار علاقه داشته‌باشند،
- این افراد یا دانش لازم را داشته‌باشند و یا آموزش ببینند،
- زمان لازم برای این کار رو داشته‌باشند،
- برای این افراد حتما برنامه‌های تشویقی به عنوان جبران خدمت در نظر گرفته شود،
- در واحد خود از اختیارات لازم برخوردار باشند،
- برنامه منسجمی برای آنها در نظر بگیریم،
- وظیفه خود را به درستی انجام داده و منعکس‌کننده نظرات و ایده‌های واحدشان باشند.
با در نظر گرفتن این موارد، می‌توانید در نقاطی از نماینده استفاده کنید، ولی این به این معنی نیست که مبادی ورودی را برای سایر گروه‌ها ببندید.
خلاقیت در مشارکت در HSE
خلاقیت، نقش مهمی را برای جلب مشارکت افراد در حوزه HSE دارد و شرکت‌ها اصولا با کمپین‌هایی که برگزار می‌کنند این موضوع رو پوشش می‌دهند. به طور مثال:
- اجرای مسابقات با موضوعات ایمنی به صورت عملی یا در فضای مجازی،
- برگزاری رویدادهایی مانند شکار خطرات،
- برگزاری هفته یا روز ایمنی به شکل یک رویداد،
- برگزاری نشت‌ها و هم‌اندیشی‌های هفتگی یا ماهانه برای کلیه پرسنل،
- تهیه یک بُرد یا تخته برای نوشتن موضوعات مهم،
- تهیه گزارش تصویری از روند مشارکت و قراردادن روی بُردها،
- ایجاد درگاه پیامک یا فایل صوتی برای ارسال گزارش یا مشارکت،
- استفاده از نرم‌افزارهای گزارش‌دهی به سبک‌های مختلف،
- اعلام مشکلات و موانع ایمنی به صورت عمومی و درخواست برای اظهار نظر،
- اعلام فهرست ریسک‌های سازمان و پیشنهاد تشویق برای افرادی که راهکارهای بهتری ارائه کنند،
- درخواست همکاری از افرادی که می‌توانند یک تجربه را به روش‌های مختلف به اشتراک بگذارند،
- تهیه پادکست یا هر محتوای دیگری با مشارکت گروه‌ها با هدف مدیریت دانش HSE
- و هزاران روش دیگری که شما را در فرایند ثبت مشارکت‌ها و تحلیل مشارکت‌ها کمک می‌کند.
پایش مشارکت در HSE
نکته مهم دیگری که کمتر به آن توجه می‌شود، پایش فرایند مشارکت در HSE است.
وقتی شما یک فرایند مثل مشارکت تعریف می‌کنید، باید شاخص‌ها و مکانیزم‌های پایش آن را نیز در کنارش تعریف کنید تا بتوانید به خوبی آن را مدیریت کنید.
شاخص‌های پایش فرایند مشارکت در HSE
اما چه شاخص‌هایی را باید بنویسیم تا بتوانیم از طریق آنها از وضع سیستم آگاه شویم؟
بهتر است شاخص‌ها همیشه روی ورودی و خروجی متمرکز باشند.
- تعداد مشارکت‌ها با توجه به واحدها یا بخش‌ها،
- تعداد مشارکت‌ها با توجه به سن و سواد و جنسیت و سابقه کار،
- مبادی مشارکتی که بیشترین ورودی را داشته‌اند،
- سرانه آموزش برای مشارکت،
- تعداد مشکلاتی که از طریق مشارکت حل شده‌است،
- نسبت پیشنهادات ثبت‌شده ایمنی و بهداشت به کل پیشنهادات،
- نسبت پیشنهادات اعمال‌شده به پیشنهادات ورودی،
- تعداد مبادی ورودی تعریف‌شده برای مشارکت،
- درصد مشارکت افراد در برنامه‌های عمومی به تفکیک واحد،
- درصد مشارکت افراد در برنامه‌های اختیاری،
- میزان منابع صرف‌شده برای تشویق در برنامه‌های مشارکتی،
- درصد افزایش شاخص‌های مشارکت در سازمان،
- بهره‌وری ایجاد‌شده در نتیجه مشارکت،
- میزان ریسک مدیریت‌شده از طریق مکانیزم‌های مشارکت و مشاوره
البته تمام این شاخص‌ها پیشنهادی است و شما می‌توانید از طریق اینها یا سایر موارد، چندین شاخص دیگر ایجاد کنید تا بتوانید از طریق آنها، وضعیت سیستم مشارکت در HSE را اندازه‌گیری کنید.
جمع‌بندی
- بررسی وضعیت فعلی با استفاده از سوالات و چک لیست
- حذف موانع و اثبات ضرورت (از طریق آموزش) مشارکت در HSE
- اطلاع از منابع و اختیارات
- درست‌کردن مبادی ورودی پیشنهاد و انتقاد، نوشتن فرایندهای مشارکت و مشخص‌کردن مصداق‌های مشارکت
- آموزش نحوه مشارکت به افراد
- تعریف شاخص برای سنجش حالت سیستم
- حال وارد فاز دوم یعنی اجرا می‌شویم. در این فاز طبق یک برنامه زمانبندی مشخص، مواردی طراحیش‌شده را اجرا می‌کنیم و سپس از طریق شاخص می‌سنجیم تا از وضعیت آگاه شویم. اگر در جایی مشکلی وجود داشت، سریعا اصلاحات و اقدامات اصلاحی لازم را انجام می‌دهیم تا به یک سیستم مشارکت در HSE پایدار برسیم.
